گروهی از محققان در پژوهشی کیفی، فرایند مستندسازی و به‌اشتراک‌گذاری دانش در محیط شرکت‌های دانش‌بنیان را مطالعه کرده‌اند تا نیازها، موانع و اقدامات ضروری برای استفاده مؤثر از تجربه‌های سازمانی مشخص شود.
به گزارش هیچ یک _ مدیریت دانش به معنای روشی سازمان‌یافته برای شناسایی، ثبت، نگهداری و استفاده از دانش موجود در یک سازمان است. سازمان‌ها با اجرای درست این فرایند می‌توانند از آموخته‌های گذشته در فعالیت‌های امروز خود استفاده کنند، تصمیم‌های آگاهانه‌تری بگیرند و از تکرار اشتباه‌های پیشین جلوگیری کنند. پارک‌های علم و فناوری نیز از جمله سازمان‌هایی هستند که فعالیت آن‌ها ارتباط مستقیمی با تولید و انتشار دانش دارد. این مجموعه‌ها به‌طور روزمره با واحدهای فناور، شرکت‌های دانش‌بنیان و مؤسسات مستقر در پارک در ارتباط هستند و در جریان این تعامل‌ها، حجم زیادی از اطلاعات، تجربه‌ها و راه‌حل‌های ارزشمند تولید می‌شود. اگر این دانش به‌درستی ثبت نشود، ممکن است با جابه‌جایی کارکنان، تغییر مدیران یا پایان یافتن پروژه‌ها از دست برود و امکان استفاده دوباره از آن فراهم نباشد.
ضرورت توجه به مدیریت دانش در شرکت‌های دانش‌بنیان، با افزایش رقابت میان آن‌ها بیشتر می‌شود. هرچه رقابت شدیدتر باشد، شرکت‌ها باید سریع‌تر و دقیق‌تر به اطلاعات و تجربه‌های مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند. مستندسازی تجربه‌های موفق و ناموفق به آن‌ها کمک می‌کند دریابند چه اقداماتی نتیجه‌بخش بوده و چه تصمیم‌هایی به شکست یا اتلاف منابع منجر شده است. منظور از مستندسازی، تنها نوشتن گزارش‌های اداری نیست، بلکه باید شیوه انجام کارها، درس‌آموخته‌ها و تجربه‌های عملی به صورتی ثبت شوند که افراد دیگر نیز بتوانند آن‌ها را بفهمند و به کار بگیرند. دانش تولیدشده در پارک‌های علم و فناوری معمولا از منابع مختلف به دست می‌آید، کاربردهای گوناگونی دارد و ممکن است در قالب‌های متفاوتی ارائه شود. همین ویژگی‌ها استفاده از یک الگوی ثابت و از پیش آماده را دشوار می‌کند و ضرورت طراحی روشی متناسب با شرایط این مجموعه‌ها را افزایش می‌دهد.
در همین زمینه، محمد سروری، محقق علم اطلاعات و دانش‌شناسی دانشگاه خوارزمی، به همراه دو همکار دانشگاهی خود و با همراهی دانشگاه تربیت مدرس، پژوهشی درباره شیوه ثبت و انتقال دانش در پارک‌های علم و فناوری دانشگاهی انجام داده‌اند. هدف این گروه، ارائه الگوهایی مناسب برای راه‌اندازی نظام‌هایی بود که بتوانند دانش و تجربه موجود در شرکت‌های دانش‌بنیان را مستند کنند و امکان استفاده قاعده‌مند از آن را برای دیگران فراهم آورند. پژوهشگران همچنین کوشیدند عناصر اصلی، فرایندهای مورد نیاز، موانع موجود و راهبردهای اجرایی این حوزه را شناسایی کنند.
این پژوهش با روشی کیفی و بر پایه «نظریه داده‌بنیاد» انجام شد. در این رویکرد، پژوهشگران به جای شروع کار با یک الگوی قطعی، اطلاعات را از افراد آگاه جمع‌آوری می‌کنند و الگو را به‌تدریج از دل داده‌ها به دست می‌آورند. برای جمع‌آوری اطلاعات، با هشت نفر از متخصصان مدیریت دانش و مدیران ارشد پارک‌های علم و فناوری مصاحبه‌های نیمه‌ساختاریافته انجام شد. مصاحبه نیمه‌ساختاریافته به این معناست که پرسش‌های اصلی از قبل تعیین می‌شوند، اما مصاحبه‌شونده فرصت دارد تجربه‌ها و دیدگاه‌های خود را با آزادی بیشتری توضیح دهد.
نتایج بررسی‌های محققان به شناسایی ۲۴۲ کد درباره دو موضوع اصلی مستندسازی و به‌اشتراک‌گذاری دانش منجر شد. پژوهشگران سپس با دسته‌بندی و مرتبط‌کردن این کدها، دو مدل جداگانه برای این دو موضوع ترسیم کردند. در این مدل‌ها، عناصر مورد نیاز، مراحل اجرایی، موانع احتمالی و راهبردهای قابل استفاده به‌عنوان محورهای اصلی در نظر گرفته شدند. یافته‌ها همچنین نشان دادند ویژگی‌هایی مانند ارزش‌آفرینی، برخورداری از ماهیت کسب‌وکارمحور و قابلیت توسعه می‌توانند شرکت‌های دانش‌بنیان را به ثبت و انتقال دانش ترغیب کنند.
بر اساس نتایج، راه‌اندازی یک بستر دیجیتال مناسب و ایجاد نظام جمع‌سپاری از اقدامات مهم در این زمینه است. جمع‌سپاری یعنی کارکنان، مدیران و متخصصان بتوانند به‌صورت مشارکتی اطلاعات و تجربه‌های خود را در یک سامانه ثبت و تکمیل کنند. تعیین مسئولیت نیروهای متخصص، تدوین روش‌های اجرایی، شناسایی حوزه‌های دانشی و افراد خبره، ارزیابی و سازمان‌دهی اطلاعات، ذخیره‌سازی مناسب و فراهم‌کردن امکان دسترسی نیز از دیگر مراحل ضروری معرفی شدند. پژوهشگران تأکید کردند که اجرای این فرایند بدون ایجاد اعتماد، شبکه‌های تخصصی و قواعد حقوقی روشن با دشواری روبه‌رو خواهد شد.
شرکت‌های دانش‌بنیان معمولا اسناد گوناگونی مانند درس‌آموخته‌های پروژه‌ها، قوانین و مقررات، گزارش‌های مالی و اداری، راهنماها، دستورالعمل‌ها و صورت‌جلسه‌ها در اختیار دارند. این اسناد ممکن است در نگاه اول صرفا سوابق روزمره سازمانی به نظر برسند، اما در عمل اطلاعاتی تازه و ارزشمند در خود جای داده‌اند. مستندسازی دقیق و به‌اشتراک‌گذاری قاعده‌مند این منابع می‌تواند ارزش آن‌ها را هم برای شرکت تولیدکننده و هم برای شرکت‌های همکار افزایش دهد. با این حال، دسترسی به اطلاعات باید سطح‌بندی شود تا شرکت‌های همکار یا رقیب تنها به بخش‌هایی دسترسی داشته باشند که انتشار آن‌ها مجاز است.
یافته‌ها که در «فصلنامه علوم و فنون مدیریت اطلاعات» متعلق به دانشگاه قم و انجمن علمی مدیریت اطلاعات ایران انتشار یافته‌اند، همچنین اهمیت زیرساخت‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، استانداردهای تخصصی، آموزش نیروی انسانی و تدوین نظام حقوق مالکیت معنوی را برجسته می‌کنند. یکی از مشکلات اصلی، ناتوانی برخی کارکنان در تبدیل دانش ضمنی به متن است. دانش ضمنی همان مهارت یا تجربه‌ای است که فرد در ذهن دارد و در عمل از آن استفاده می‌کند، اما ممکن است نتواند آن را به‌سادگی توضیح دهد یا بنویسد. کمبود مهارت، آموزش و پاداش مناسب، همراه با باور نداشتن بعضی مدیران به ارزش مستندسازی، می‌تواند اجرای این برنامه‌ها را با مانع روبه‌رو کند. برگزاری نشست‌های انتقال دانش، تشکیل انجمن‌های تخصصی، آموزش کارکنان و طراحی مشوق‌ها می‌تواند به کاهش این مشکلات کمک کند.
این پژوهش بر ضرورت سیاست‌گذاری هماهنگ در سه سطح ملی، پارک‌های علم و فناوری و شرکت‌های دانش‌بنیان تأکید دارد. ایجاد بخش‌های تخصصی برای برنامه‌ریزی و اجرای طرح‌های مدیریت دانش در پارک‌ها نیز می‌تواند به منظم‌شدن فعالیت‌ها کمک کند. متخصصان مدیریت دانش، علم اطلاعات و دانش‌شناسی و کتابداران دانشگاهی از جمله نیروهایی هستند که می‌توان از دانش و تجربه آنان در این بخش‌ها استفاده کرد. در مجموع، ثبت هدفمند تجربه‌ها و فراهم‌کردن امکان استفاده دوباره از آن‌ها می‌تواند به حفظ سرمایه دانشی، افزایش پایداری شرکت‌ها، تصمیم‌گیری بهتر و جلوگیری از تکرار هزینه‌ها و اشتباه‌ها کمک کند.
About The Author
