چگونه بدون حضور در کسبوکار، کارها را پیش ببریم؟
هیچ یک،در سالهای اخیر به مدیران زیادی مشاوره دادهام و با کارآفرینان موفق مصاحبههای زیادی داشتم. یک موضوع در تمام کارآفرینان موفق، مشترک است. آنها تحت فشار کارهای زیاد و طاقتفرسا نیستند! همچنین هر روز میبینم که اغلب مدیران ناموفق، از صبح تا شب بیوقفه کار میکنند و نتیجه چندانی نمیگیرند. اگر کارآفرین هستید آیا موارد زیر برایتان آشنا هستند؟
آنقدر کار میکنید که پس از پایان ساعات کاری هیچ نیرویی برایتان باقی نمانده است تا از پایان روز لذت ببرید؟
اغلب مجبور میشوید در مهمانیها و گردهماییهای خانوادگی شرکت نکنید تا بیشتر کار کنید.
اغلب حس شخصی را دارید که با وجود انجام کارهای زیاد، همیشه کوهی از کارها جلوی شما قرار دارد؟
میدانید مشکل از کجاست؟
تلهی کار بیشتر!
بسیاری از کارآفرینان فکر میکنند برای رشد کسبوکارشان باید بیشتر کار کنند. آنها در تله «کار بیشتر» میافتند. پس از مدتی میبینند زندگی آنها در کارشان خلاصه شده درحالیکه رشد چندانی هم در کارشان حاصل نمیشود. سپس کارآفرین به این فکر میافتد که دنبال یادگیری بهرهوری، مدیریت زمان و… برود تا بتواند کارهای خیلی بیشتری انجام دهد. خیلی خوب است که این مهارتها را یاد بگیریم، ولی اگر به این موارد کاملا مسلط باشیم باز کسبوکار ما رشد قابلتوجهی نخواهد داشت.
رشد کسبوکار با کمترکردن کارها آغاز میشود!
در زندگی کارآفرینان لحظه بسیار تعیینکنندهای وجود دارد که احساس میکنند از خواب بیدار میشوند و حقیقتی را میبینند که اغلب رقیبان آنها از دیدن آن عاجز هستند. آنها درمییابند که تاکنون فقط یک کارمند خوب بودهاند و نه صاحب کسبوکار. آنها میفهمند که هرچه زودتر باید اغلب کارهایی را که انجام میدادند متوقف کنند و زندگی جدیدی را شروع کنند. آنها کاری را شروع میکنند که «سیستمسازی» نام دارد.سیستمسازی چیست؟
سیستمسازی یا «سیستمسازی کسبوکار» شامل تمام کارهایی است که برای خودکارسازی کسبوکار انجام میشود تا با کمترین نظارت و دخالت مدیر، اغلب کارها بهخوبی پیش برود. سیستمسازی علمی است که به مدیران کمک میکند وابستگی کسبوکار را به خودشان کاهش دهند و وقتی در محل کار نیستند تمامی کارها بهخوبی پیش برود.
سه بخش کلیدی سیستم کسبوکار
افراد: شامل خودمان، کارکنان و تمام تامینکنندگان و کسانی است که در پیشبرد کسبوکار ما اثرگذار هستند.
اسناد: منظور از اسناد، چشمانداز، ماموریت، مزیت رقابتی و تمام دستورالعملهایی است که در آن تمام فرآیندهای کسبوکار توضیح داده شده است.
ابزار: بخش مهمی از سیستم کسبوکار ما، تجهیزات و ابزاری هستند که باعث پیشروی کسبوکار میشوند. کامپیوتر، سیستم تلفنی، وبسایت، سامانه پیامکی، نرمافزارها و ابزاری هستند که بخشی از سیستم کسبوکار ما هستند.
چگونه سیستمسازی کنیم؟
ما باید سه بخش کلیدی کسبوکار را بهینه کنیم. یعنی از افراد بهتر، کاراتر و قویتر استفاده کنیم، تمام فعالیتها و فرآیندهای کسبوکار را ثبت کنیم و اسنادی تهیه کنیم که هر کسی مطابق آنها بتواند کسبوکار را پیش ببرد. همچنین از ابزار و تجهیزات بهتر و حرفهایتر استفاده کنیم تا سیستم ما بهتر کار کند.
نکته جالب آن است که شما احتمالا همین الان یک سیستم کسبوکار دارید؛ یعنی کارمندانی دارید، از تجهیزاتی مثل کامپیوتر، تلفن، فکس و… استفاده میکنید. همچنین برای انجام برخی کارها دستورالعملهایی دارید که البته شاید جایی مکتوب نکردهاید و در ذهن شما و کارمندان ذخیره شده است! موضوع آن است که باید این سیستم را بهینهسازی کنید تا عملکرد بهتری داشته باشد.
سیستمسازی را از کجا شروع کنیم؟
سیستمسازی را از خودتان شروع کنید. در اولین گام یک کاغذ بردارید و تمام کارهایی را که در یک هفته در محل کار انجام میدهید یادداشت کنید. سپس تعیین کنید کدامیک از آنها جزو فعالیتهای یک مدیر است و کدامیک جزو فعالیتهای یک کارمند. با این ارزیابی شاید کمی مایوس شوید و ببینید اغلب کارهایی که انجام میدادید توسط یک کارمند خوب قابل انجام است. بیایید خودمان را فریب ندهیم و فکر نکنیم بهترین و باهوشترین شخص روی کره زمین هستیم و هیچکس نمیتواند کارها را با کیفیتی عالی انجام دهد. افرادی مثل بیل گیتس، استیو جابز، لاری پیج و… اگر اینطور فکر میکردند هنوز یک شرکت کوچک بینام و نشان داشتند!سوال ثروتساز!
بسیاری از کارآفرینان از خود سوالی اشتباه میپرسند: «چگونه میتوانم این کار را انجام بدهم؟» بهترین سوالی که یک کارآفرین هر روز میتواند از خودش بپرسد این است: «چطور میتوان این کار را بدون نیاز به من انجام داد؟» اگر پاسخی یافتید پس کسبوکار شما به سمت یک سیستم خودکار پیش میرود.
استفاده از افراد
تصمیم بگیرید به تدریج تمام کارهای کارمندی را به دیگران واگذار کنید. این موضوع شاید خیلی ترسناک بهنظر برسد ولی برای رشد ضروری است. فرض کنیم برنامهنویس حرفهای هستید. شاید فکر کنید دیگر برنامهنویسی را نمیتوان واگذار کرد چون نقطه قوت من همین است. اگر اینطور فکر کنید همیشه یک برنامهنویس باقی خواهید ماند و صاحب کسبوکار نخواهید شد. صاحب کسبوکار کسی است که حتی اگر مدتی کار نکند، کسبوکارش سود ایجاد میکند. شاید لازم باشد افرادی را اخراج کنید یا افراد جدیدی را استخدام کنید. همچنین شاید مسئولیتهای برخی از کارکنان را تغییر دهید.
استفاده از اسناد
در سیستمسازی به حافظه و هوش کارکنان بیش از حد تکیه نمیکنیم. بهجای آن اسناد و دستورالعملهایی تهیه میکنیم که مراحل انجام هر کاری در آن ثبت شده است و بهراحتی میتوان توسط این دستورالعملها کارها را با دقت بالا پیش برد. بسیاری از شرکتها با رفتن یکی از کارکنان با مشکلاتی جدی مواجه میشوند. دلیل آن است که اسناد و دستورالعملهای مناسبی تهیه نشده تا کارها طبق آن پیش برود و وابسته به فرد نباشد.
استفاده از ابزار
برای سیستمسازی باید از نرمافزارها و سختافزارهای مناسبی استفاده کنیم تا کارها تا حد ممکن راحت و خودکار انجام شود. مثلا میتوان از سیستمهای تلفنی VOIP برای پاسخگویی هوشمند تلفنها و گزارشگیری تماسها استفاده کرد. به کمک سیستمهای هوشمند ایمیل مارکتینگ میتوان ایمیلهای خودکار و هوشمندی فرستاد تا باعث افزایش فروش یا رضایتمندی خریدار شود.
شما یک سیستمساز هستید!
اگر به یک سیستمساز تبدیل شوید، هر روز بیشتر وقت خود را صرف ساخت و بهبود سیستمهای کسبوکار خودتان میکنید. کمکم به جایی میرسید که حضور شما در محل کار الزامی نیست و بدون حضور شما هم اغلب کارها بهخوبی پیش میرود. یک هدف جذاب برای خودتان بگذارید. سال بعد به یک مسافرت طولانی یکماهه بروید! قبل از آن کاری کنید که خیالتان راحت باشد که کسبوکار شما در آن یک ماه بدون هیچ مشکلی پیش برود!
دوره آنلاین «ستارگان سیستمسازی»
ژان بقوسیان در 10 جلسه دوساعته که آنلاین برگزار میشود، به شما کمک میکند که در 10 هفته کسبوکارتان را به یک سیستم قدرتمند تبدیل کنید که با کمترین حضور شما بهخوبی کار کند!
شاید بتوانید سال بعد همین موقع بازنشسته شوید! یعنی هر وقت دوست داشتید به محل کار بروید و فقط به کارهای موردعلاقه خودتان بپردازید! و هر وقت دوست داشتید بتوانید به تفریح و استراحت بپردازید!
دیگر کافی است! خودتان را از اسارت کسبوکارتان آزاد کنید!
