فهرست کارهایت را قورت بده
هیچ یک،این کتاب، یک کتاب تمرین است، برای آنکه به هر چه در کار و زندگی‌ات می‌خواهی برسی. نویسنده در این کتاب، روش‌ها و مهارت‌های کاربردی را آموزش می‌دهد که ما را قادر می‌سازد تا کنترل برنامه‌های زندگی و مسئولیت‌های خود را بر عهده بگیریم، نه اینکه قربانی آنها باشیم.
به آخرین باری فکر کنید که به سفر رفتید. در طول روزهای آخر قبل از حرکت چه احساسی داشتید؟ بیشتر افراد در چنین روزهایی احساس فوق‌العاده‌ای دارند، اما نه به خاطر خود سفر. به یاد بیاورید که در طول آن هفته چه کارهایی انجام دادید.به احتمال زیاد کارهای خیلی زیادی را سروسامان دادید و به اتمام رساندید؛ کلی کار عقب‌افتاده، تماس‌هایی که باید می‌گرفتید، قرار ملاقات‌هایی که به تعویق افتاده بود، مرتب‌کردن میز کارتان، و کلی کار ریز و درشت که مدت‌ها فکرتان را مشغول کرده بود. و البته بعد از انجام این کارها احساس فوق‌العاده‌ای داشتید.
در این کتاب نویسنده به ما کمک می‌کند تا هر روز و هر هفته احساس مشابهی را (شبیه روزهای قبل از سفر) در خود ایجاد کنیم. بتوانیم کنترل سیلی از اطلاعات را که هر روز بر سرمان می‌بارد به دست بگیریم، این روش را به عادت خود تبدیل کرده و سیستمی بسازیم که به ما کمک کند امور زندگی‌مان را به نحو موثری مدیریت کنیم، آن هم بدون استرس!
این سیستم را می‌توانیم به پنج بخش اصلی و کلیدی تقسیم کنیم.
جمع‌آوری: طراحی و استفاده از تعداد بسیار کمی «صندوق ورودی» برای جمع‌آوری و مدیریت تمام اطلاعاتی که به زندگی‌تان وارد می‌شود.
پردازش: این اطلاعات از چه جنسی هستند و آیا می‌توان بر اساس آنها اقدامی انجام داد؟
دسته‌بندی: چه زمانی می‌توانید برای این اطلاعات اقدامی انجام دهید؟ الان؟ آینده؟ هرگز؟
مرور: در افق چه می‌بینید؟ برای چه کاری وقت دارید؟
اقدام: آیا می‌توانید این کار را در کمتر از دو دقیقه انجام دهید؟ اگر جواب مثبت است پس همین الان انجامش دهید. در غیر این صورت آن را به شخص دیگری واگذار کرده یا به بعد موکول کنید.
«شاید ضروری نباشد، اما تفکیک‌کردن این مراحل از هم برای من خیلی مفید بوده است.»
(فهرست کارهایت را قورت بده، ص 25)
دیوید آلن در این کتاب 259 صفحه‌ای با مثال‌های فراوان و دستورالعمل‌ها و راهکارهای واضح و روشن، به خوبی به ما آموزش می‌دهد که چطور این سیستم و این روش را در زندگی خود پیاده کنیم.
ایده اصلی
فهرست کارهای روزانه‌تان را به چند بخش تقسیم کنید
داشتن فهرست کارهای روزانه فوق‌العاده است، البته اگر در خلأ زندگی کنید و کسی کاری به کار شما نداشته باشد! آخرین باری که برای کارهای روزانه‌تان فهرست نوشتید و تمام کارها را انجام دادید چه زمانی بود؟
آیا تا به حال توانسته‌اید دو روز پشت سر هم تمام کارهای فهرست خود را تیک بزنید؟ کارها و مسائل مختلفی در طول روز پیش می‌آیند که برنامه‌هایمان را به هم می‌ریزند، کارهای اضطراری (آن هم در بدترین شرایط ممکن!) و ما مجبوریم انتخاب کنیم- «کارهای فهرست روزانه» یا «آنچه درست سر راهم قرار گرفته». معمولاً کارهای اضطراری اول انجام می‌شوند.
اشتباه نکنید. فهرست‌ها عالی هستند. داشتن برنامه‌ریزی ضروری است. و هر چیزی که به زمان وابسته است باید در تقویم روزانه‌تان قرار بگیرد. مسئله این است که باید کارهای فهرست خود را به طور موثری دسته‌بندی و مرتب کنید.
الماس اول
رویکرد «اقدام بعدی»
بیایید یک آزمایش ساده انجام دهیم. همین حالا یک فهرست از کارهای روزانه‌تان بنویسید. یک فهرست کوتاه از پنج یا شش کاری که باید ظرف 24 ساعت آینده انجام دهید. شوخی نمی‌کنم. همین حالا یک کاغذ و قلم بردارید و دست به کار شوید.بسیار خوب، حالا به فهرست خود نگاهی بیندازید. بسته به کار و سبک زندگی‌تان فهرست شما چیزی شبیه این خواهد بود:
برنامه‌های فروش/ کمک به خیریه/ خرید هدیه برای خانه جدید دوستم/ مواد غذایی
آماده‌شدن برای جلسه با کریستی/ پیگیری تماس‌های فروش
معمولا این شکلی است، نه؟ مشکل همین‌جاست؛ اگر ساختار فهرست شما شبیه به این باشد، پردازش آن نیازمند انرژی ذهنی و روانی بسیار زیادی است. و دلیل آن این است که تمام کارها یکسان و شبیه به هم نیستند. در این فهرست کارهای ساده‌ای داریم که در یک مرحله انجام می‌شوند (مثل پیگیری یک تماس). و البته کارهای دیگری که برای تکمیل‌شدن نیاز به چند قدم اجرایی دارند، مثل موادغذایي (باید یخچال را چک کنید؟ با همسرتان تماس بگیرید؟) کارهایی هم هستند که در چند مرحله انجام می‌شوند، مثل «برنامه‌های فروش». مشکل اینجاست که این فهرست بر اساس «پروژه‌ها» طراحی شده‌اند، نه بر اساس «اقدامات». دوباره به پنج جنبه اساسی سازماندهی فهرست‌ها دقت کنید: جمع‌آوری، پردازش، دسته‌بندی، مرور، اقدام. شما قرار است فهرست «کارهای روزانه‌تان» را بنویسید، نه فهرست «پردازش‌های روزانه‌تان» را. باید آنچه در فهرست خود می‌نویسید از جنس اقدام باشد، در واقع قدم‌های انجام‌دادنی برای هر پروژه.
الماس دوم
بر اساس مکان و موقعیت دسته‌بندی کنید
اگر این روش را به درستی انجام دهید متوجه خواهید شد که «فهرست اقدام بعدی» خیلی زود بزرگ و بزرگ‌تر می‌شود. دیوید آلن پیشنهاد می‌کند که فهرست «اقدام بعدی» خود را به فهرست‌های کوتاه‌تر تقسیم کنید. این فهرست‌ها نباید بر اساس پروژه یا زمان و تاریخ دسته‌بندی شوند، بلکه بهتر است بر اساس موقعیت و محل انجام کارها آنها را مرتب کنید. یک نمونه از دسته‌بندی کارها بر اساس محل انجام کار از این قرار است: تماس‌ها/ کارهای کامپیوتری/ کارهای بیرون از خانه/ کارهای خانه
ممکن است موارد موجود در فهرست تماس‌هایتان هیچ ارتباطی با هم نداشته باشند، اما وقتی آنها را در یک گروه قرار می‌دهید کارایی بیشتری داشته و انرژی خیلی کمتری صرف پردازش کارها خواهید کرد.
و نکته پایانی اینکه همیشه فهرستی از کارهای ساده‌ای داشته باشید که انرژی ذهنی یا اراده خلاق زیادی نیاز ندارند. باید بپذیریم که گاهی انرژی کافی برای انجام کارهای فهرست خود را نداریم. در چنین مواقعی می‌توانیم کارهای کوچکی انجام دهیم، مثل پشتیبان‌گیری از لپ‌تاپ، پرکردن مخزن سوزن منگنه، یا به‌روزرسانی دفترچه تلفن و تماس‌هایتان. بالاخره این کارها هم باید انجام شوند!
