درباره بهترین نوع برنامه‌ریزی
هیچ یک،بهترین نوع برنامه‌ریزی، یک برگ کاغذ سفید است. برنامه‌ریزی را به چهار گروه تقسیم کنیم؛ مثلا فعالیت‌های غیرضروری و مهم را عدد 1، فعالیت‌های ضروری و مهم را عدد 2، فعالیت‌های ضروری و غیرمهم را عدد 3 و فعالیت‌های غیرضروری و غیرمهم را عدد 4 بگذارید. بعد از 24 ساعت (یعنی هر شب)، برای روز بعد، برنامه‌ریزی کنید. بعد به سراغ فهرستتان بروید و کارهایی را که انجام شده‌اند، تیک بزنید و ببینید چقدر از این کارها را انجام داده‌اید؛ اگر 80 درصد یا بیشتر را انجام داده باشید، برنامه شما یک برنامه خوب و موفق بوده است؛ البته باید اهمیت گروه‌های 1 تا 4 را هم در نظر بگیریم. اگر کمتر از 80 درصد برنامه را انجام داده باشید، چند دلیل برای انجام‌ندادن برنامه وجود دارد:
1- تمرکز ندارید. با تکنیک‌های تمرکز می‌توانیم این حواس‌پرتی را به حداقل برسانیم.
2- اطلاعات کامل در مورد موضوع ندارید. مثلا من برنامه‌ریزی کرده‌ام که در یک ساعت، 40 صفحه زیست‌شناسی بخوانم؛ اول آن را به صورت آزمایشی اجرا کنم، بعد به صورت منطقی وقت بگذارم و برنامه را طرح‌ریزی کنم. به عنوان مثالی دیگر، برای گازرسانی استان آذربایجان غربی و شرقی و اردبیل در پنج‌ساله نخست، برنامه‌ریزی می‌کردند ولی پنج‌ساله پنجم هم نمی‌رسیدند، چون اطلاعات کامل در مورد موضوع نداشتند که در هر زمان، چقدر می‌توانند لوله‌کشی گاز انجام دهند و چقدر برنامه را پیش ببرند.
3- اهمیت موضوعی را که باعث می‌شود نتوانید برنامه را اجرا کنید، مورد بررسی قرار می‌دهیم.
خیلی وقت‌ها مسائلی پیش می‌آیند که مهم هم نیستند، ولی باعث می‌شوند برنامه ما جابه‌جا شود یا نتوانیم آن را انجام دهیم. مثلا برنامه‌ریزی کرده‌ام که کار کلیدی‌ای را انجام دهم و درست همان موقع، مهمان می‌آید؛ مهمان برای خانواده آمده است و من می‌توانم یک خوشامد به مهمان بگویم؛ یا تلفنی زده می‌شود که یک ساعت از وقتم را می‌گیرد، می‌توانم بگویم بعدا با شما تماس می‌گیرم. ولی بعضی وقت‌ها موضوع، خیلی مهم است؛ مهمان برای من آمده یا تلفن خیلی حیاتی است. باید اهمیت موضوع را بررسی کنیم. چند موضوع هم هست که باعث می‌شوند وقتمان خیلی هدر برود که به آنها «دزدهای زمان» می‌گویند؛ مانند تلویزیون، شبکه‌های مجازی، دوستانی که وقت ما را می‌گیرند و خواب. باید به اینها توجه داشته باشیم؛ کودک درونمان از اینها تغذیه می‌شود؛ حذفشان نکنیم ولی اینها را کم کنیم. مثلا تلویزیون را حذف نکنیم ولی به جای پنج ساعت، آن را کمتر مشاهده کنیم. از این دزدهای زمان، دزدی کنیم. از قدیم گفته‌اند دزدی که از دزد بدزدد، شاه‌دزد می‌شود. برای مثال از دزد زمان تلویزیون، فقط یک ساعت بدزدیم و این یک ساعت را به یادگیری یک زبان، مثلا زبان انگلیسی، اختصاص دهیم. هر کسی می‌داند اگر ما در سال، 365 ساعت را به یک زبان اختصاص دهیم، می‌توانیم در آن زبان، حرفه‌ای عمل کنیم؛ با همین روش ساده که یک ساعت را از دزد زمان بدزدیم.
از روش‌های دیگری هم می‌توانیم استفاده کنیم؛ مثلا اصل پارتو (20-80) یا یک برگ کاغذ سفید. آقای برایان تریسی می‌گفت بیش از 50 مدیر بسیار موفق دنیا را مورد بررسی قرار داده‌اند، 49 نفرشان گفته‌اند بهترین سیستم مدیریت زمان که تا الان به آن دست پیدا کرده‌اند، یک برگ کاغذ سفید بوده است که هر شب قبل از خواب، کارهایی را که باید در روز انجام دهند، روی یک کاغذ می‌نوشتند.قانون دیگری داریم به نام «قانون پارکینسون»؛ این قانون می‌گوید هر کاری به میزان وقتی که به آن اختصاص می‌دهید، طول می‌کشد؛ یعنی ذهن انسان، کار را متناسب با زمانی که به آن اختصاص داده‌ایم، کش می‌دهد. مثلا سه ساعت وقت لازم است تا درسی را بخوانم و هشت ساعت وقت دارم؛ این سه ساعت را به هشت ساعت کش می‌دهم. یا مثلا برای مرتب‌کردن خانه، سه ساعت وقت لازم است، یک‌دفعه خبر می‌رسد که مهمان می‌خواهد بیاید، نیم‌ساعته این کار را انجام می‌دهم.یک تکنیک وجود دارد به نام «تکنیک پومودورو». این تکنیک می‌گوید هر زمانی را می‌توانیم به چند زمان (چند پومودورو) تقسیم کنیم و برای هر کاری باید ببینیم چند پومودورو لازم است. میان هر پومودورو هم باید سه،چهار دقیقه فاصله بیندازیم.بعضی وقت‌ها مشکل اینجاست که اصلا اولویت‌هایمان را اشتباه تشخیص می‌دهیم. چگونه می‌توانیم بر اولویت‌های صحیح متمرکز شویم؟یا خودمان باید اهمیت موضوع را تشخيص بدهیم، یا باید مشورت بگیریم که کدام کار برای ما از ارزش و اهمیت بیشتری برخوردار است. یک تمرین هم وجود دارد؛ یک فهرست از عادت‌هایی که زمان را هدر می‌دهد، تهیه کنیم و در مقابل هر کدام از این عادت‌های منفی، می‌توانیم یک عادت مثبت جایگزین کنیم. در یک دوره 21روزه، می‌توانیم تغییر عادت دهیم. روی یکی از عادت‌های منفی متمرکز شویم و عادت مثبت اصلاح‌کننده را جایگزین کنیم. بعد از 21 روز، سراغ عادت منفی دوم برویم. به این شکل، 21 روز، 21 روز، عادت‌های منفی را از میان می‌بریم. مثلا عادت دارم صبح که بیدار می‌شوم، بلافاصله گوشی موبایلم را بردارم و شبکه‌های مجازی را بررسی کنم؛ عادت مثبت این است که یک کتاب را جایگزین موبایل کنم و بعد از خواندنش به سراغ موبایل بروم؛ بعد از 21 روز برایم عادت می‌شود و بعد از اینکه بیدار می‌شوم، به جای موبایل، سراغ کتاب می‌روم.
هدف‌گذاری چقدر می‌تواند روی تشخیص اولویت‌های درست، موثر باشد؟
پیش‌نیاز برنامه‌ریزی، هدف است. باید اول هدف را مشخص کنیم، بعد مدیریت زمان و برنامه ریزی را انجام دهیم. این هدف باید خیلی واضح و شفاف باشد. مردم معمولا هدف ندارند که برنامه‌ریزی هم ندارند یا برنامه‌هایشان خیلی جدی نیست. در تحقیقات جامع ده‌ساله‌ای که در دانشگاه شیکاگو صورت گرفت، به این نتیجه رسیدند که 83 درصد مردم، هیچ هدفی نداشتند، 14 درصد، اهدافی را به صورت ناقص در ذهنشان داشتند و فقط 3 درصد آنها، اهداف مشخص، بدون شک و شبهه و به صورت مکتوب داشتند. آن 3درصدی که اهداف مشخص و نوشته‌شده داشتند، 10 برابر بقیه، دستاوردهای مالی و حرفه‌ای بیشتری را به دست آورده بودند. 14درصدی که اهداف ناقص داشتند، 3 برابر افرادی که هیچ هدفی نداشتند، از نظر حرفه‌ای و مالی موفق‌تر بودند.انسان‌های بی‌هدف باید تمام عمرشان برای انسان‌هایی که هدف دارند، کار کنند. نکته مهم این است که در بحث مدیریت زمان و برنامه‌ریزی، با افراد آگاه و مشاورهای موفق، مشورت کنیم ولی خودمان برنامه را طرح کنیم؛ چون خودمان، هدف‌های خودمان را بهتر می‌دانیم. نکته دیگر این است که باید برنامه‌ای را طرح کنیم که قابل‌اجرا باشد. یک برنامه کوچک و قابل‌اجرا، بهتر از برنامه‌های بزرگ و ناقص است.
