راهکارهایی برای ارتباطات بهتر سازمانی
هیچ یک،در مقالات گذشته به اصل ارتباط اشاره كرده‌ایم. در این مقاله تصمیم دارم تا به این اصل به‌طور مبسوط با ارائه راهکارهای اصلاح و برقراری ارتباط رهبر با پیروان و زیرمجموعه‌های خود اشاره كنم. از سال 1926 ماری پارکر فالت (Mary Parker follet) نظریه‌پرداز مدیریت و مشاهده‌گر فهیم روابط مدیریت-کارکنان، مقاله‌ای تحت عنوان (دستوردهی) به رشته تحریر درآورد و از رهبری مشارکتی حمایت کرد و امر مشکل‌گشایی را به کارکنان و مدیریت پسوند داد. وی تلاش خود را صرف یافتن روش‌هایی برای کاهش روابط خصمانه بین مدیریت و کارکنان کرد (مقالات وی جمع‌آوری و در سال 1941 در قالب یک کتاب منتشر شد). به عبارت دیگر از سال 1911 که اصول مدیریت علمی را فردریک ونیسلو تیلور (Frederich winslow taylor) به جهان شناساند همواره درباره اصل تحکم یا مشارکت‌دادن پرسنل یا برقراری ارتباط با پرسنل بحث و نظریه‌پردازی‌های متفاوتی صورت پذیرفته است. ولی آنچه ماحصل و خلاصه این یک قرن بحث است این است که بر اساس شرایط فرهنگی اجتماعی و سازمان باید ترکیبی از این دو یعنی مدیریت دستوری و مدیریت مشارکتی و ارتباطی را استفاده كرد. لازم به تاکید می‌دانم که در نظر‌گرفتن شرایط فرهنگی اجتماعی و سازمان در نحوه سبک رهبری بسیار مهم و حیاتی است. پس حال که به اهمیت برقراری ارتباط پی بردیم راه‌های ایجاد و اصلاح ارتباط موثر رهبران با پیروان چگونه است:
اولین گام:
رهبران سازمان‌ها باید تلاش كنند با تمامی اطرافیان خود ارتباطی موثر و سازنده داشته باشند. تمامی اطرافیان باید این حس را داشته باشند که رهبر سازمان به آنها احترام می‌گذارد و به نسخ آنها گوش فرا می‌دهد. خوب گوش‌کردن به اطرافیان و ایجاد احترام در سازمان کلیدی اصلی برای ارتباط موثر است.
دومین گام:
دوصد گفته چون نیم کردار نیست. رهبران همیشه در صف اول اقدامات قرار دارند، در نتیجه این عامل ایجاد ارتباط و در نهایت برقراری ارتباط با رهبران می‌شود. در بررسی تاریخ رهبرانی که خود پیشقدم در اقدامات بودند همواره بهترین ارتباطات را با پیروان خود برقرار كرده‌اند.
سومین گام:
صادق‌بودن رهبران، شفاف و صریح‌بودن و ایجاد فضای صادقانه در محیط سازمان تاثیرات مثبتی بر ایجاد فضای ارتباط دارد. رهبری که راه‌های ارتباطی با خود را برای اعضای سازمان بازمی‌گذارد و خود پشت در‌های بسته پنهان نمي‌كند صادقانه در حال نشان‌دادن این واقعیت است که صادقانه خواستار ارتباط با همکاران خود است.
چهارمین گام:
اعتبارداشتن، اعتبار و اقتدار رهبر سازمان تنها از طریق دانش واقعی و مدیریت خوب رهبر سازمان به وجود می‌آید. همه ما به پزشکان مشهور و با اعتبار بالا چشم‌بسته سلامتی و جان خود را می‌سپاریم. این حقیقت در ارتباط با رهبران نیز صادق است.
پنجمین گام:
درستی از ویژگی‌های مهم رهبران است. هیچ کس حاضر به پیروی از رهبری غیراخلاقی و ناعادل نیست. داشتن ویژگی‌های اخلاقی مثبت و انسانی از شروط اساسی رهبران است.
ششمین گام:
علاقه و دلبسته‌بودن به اطرافیان و همکاران، رهبران مکلف هستند که علاقه‌مند به حامیان و همکاران خود باشند و در عرصه واقعیت نیز این علاقه و دلبستگی را به معرض ظهور بگذارند.همیشه به یاد داشته باشید که ارسطو سه مولفه متقاعدسازی و برقراری ارتباط موثر را سه عنصر عشق و احساسات، اعتبار و منطق می‌داند. این نظریه ارسطو برای قرن‌های متمادی پایه تحقیقات بسیاری از محققان بوده است و تا امروز نیز بسیاری از رهبران از این اصل بهره جسته‌اند.
هفتمین گام:
برای ارتباط خوب استفاده از قدرت کلام مثبت و زبان مثبت است. رهبران از کلمات به نحو احسن استفاده می‌كنند. آنها سعی می‌کنند از انرژی کلمات برای بالابردن سطح انرژی سازمان خود استفاده نكنند. رهبران موفق به خوبی می‌دانند که استفاده بهینه از زبان و کلمات عامل رشد احترام، اعتماد و بالابردن انرژی سازمان است. همیشه به یاد داشته باشید همکاران شما آینده مجموعه شما از درون لنز سخنان شما می‌نگرند. همچنین لازم است که رسا صحبت کنید. امروزه تمامی دانشمندان علم مدیریت معتقد هستند که خوب و رسا صحبت‌کردن از ارکان اساسی برای رشد و تعالی يك رهبر موفق است. نمونه بارز آن دیکتاتور معروف هیتلر است.
هشتمین گام:
استفاده از تکنیک mirroring & Motching (آینه و یکی‌شدن) در جلسات صحبت خصوصی با همکاران و نیروهای سازمان است. سازمان چیزی نیست به جز افرادی که کنار هم قرار گرفته‌اند. پس برای تک‌تک نیروهای خودتان وقت بگذارید (در حد امکان). در این جلسات از این تکنیک آینه استفاده نكنيد. دکتر میلتون اریکسون (Dr.Milton Erickson) دریافت که شما بیشترین تاثیر را روی افراد خواهید داشت. اگر بر ذهن ناخودآگاه افراد تاثیر بگذارید لذا در جلسات سعی كنيد به آنها احساس یکی‌بودن و شبیه‌بودن را با استفاده از آواز صدای مشابه یا رفتاری مشابه القا كنيد. بر عکس آنکه عموم مردم فکر می‌کنند پروفسور آلبرت محرابیان که از افتخارات ما ایرانیان است ثابت كرده که تنها 7 درصد از برقراری یک ارتباط خوب مربوط به تاثیر کلام است و الباقی تاثیرگذاری کلامی نیست.
