4 نوع فعالیت در بیست‌وچهار ساعت
هیچ یک،اگر بخواهم در مورد برنامه‌ریزی بگویم، در 24 ساعت می‌توانیم چهار نوع فعالیت انجام دهیم؛ فعالیت‌های غیرضروری و مهم، فعالیت‌های ضروری و مهم، فعالیت‌های ضروری و غیرمهم و فعالیت‌های غیرضروری و غیرمهم.
1- فعالیت‌های غیرضروری و مهم:
برای انجام این نوع فعالیت‌ها، فشار زمانی کوتاهی وجود ندارد، اما این فعالیت‌ها از نظر اهمیت و تاثیرگذاری در زندگی‌مان، در رده بالایی قرار دارند. مثلا یک دانش‌آموز یا دانشجو، کلاسی دارد که استاد در این کلاس، بحثی را تدریس می‌کند و با وجود اینکه موضوع درس از اهمیت زیادی برخوردار است، ولی چون تاریخ امتحانش چندین ماه آینده است، ضرورتی برای مطالعه آن درس وجود ندارد.
2- فعالیت‌های ضروری و مهم:
این نوع فعالیت‌ها، کارهای مهم و تاثیرگذاری هستند که یک بازه زمانی جدی برایشان وجود دارد و از لحاظ زمانی، محدودیت داریم؛ مانند درسی که استاد آن را تدریس کرده و شب امتحانش رسیده است و اگر فورا مطالعه نشود، احتمالا منجر به تجدیدشدن فرد می‌شود، چون دیگر وقتی ندارد.
3- فعالیت‌های ضروری و غیرمهم:
این نوع فعالیت‌ها با وجود اینکه درجه اهمیت پایینی دارند، ولی برای انجامشان، ضرورت زمانی وجود دارد؛ مثلا سمیناری که بی‌ارتباط با کار و تخصص کسی است، ولی باید یک گزارش فوری هم از آن تهیه کند.
4- فعالیت‌های غیرضروری و غیرمهم:
این فعالیت‌ها، کارهای کم‌اهمیتی هستند که هیچ فشار زمانی‌ای ندارند و اصطلاحا به آنها دزدهای زمان می‌گویند. یکی از این دزدهای زمان، تلویزیون است. آقای برایان تریسی می‌گفت افراد معمولی و افراد فقیر، در شبانه‌روز بالای پنج ساعت تلویزیون تماشا می‌کنند، ولی افراد موفق و ثروتمند، کمتر از نیم‌ساعت؛ یا مثلا وقتمان را با دوستانی صرف کنیم که آخرش چیزی هم گیرمان نیاید.
یک نکته مهم وجود دارد؛ تمام موفقیت‌ها و پیشرفت‌های انسان، در گرو تمرکز روی انجام فعالیت‌های غیرضروری و مهم (نوع اول) است. اگر فعالیت‌های غیرضروری و مهم را به تاخیر بیندازیم، بعد از مدتی به فعالیت‌های ضروری و مهم تبدیل می‌شوند؛ مثلا آن درسی که معلم داده است، اگر بگوییم فرصت داریم و بعدا آن را می‌خوانیم، «بعدا» به شب امتحان می‌رسد و شب امتحان، می‌شود ضروری و مهم و بسیار استرس‌زاست. باید زمان لازم برای فعالیت‌های غیرضروری و مهم را از فعالیت‌های غیرضروری و غیرمهم به‌دست بیاوریم.
اما در مورد برنامه‌نویسی و مدیریت زمان، چند نکته دیگر وجود دارد. بهترین وسیله برای برنامه‌ریزی، یک برگ کاغذ سفید است. برنامه‌ریزی را به چند گروه 1 و 2 و 3 و 4 دسته‌بندی کنیم و هر برنامه را در گروه خودش قرار دهیم. هر شب، برای روز بعد برنامه‌ریزی کنیم. علاوه بر این کاغذ شب قبل را نگاه کنیم و کارهایی را که انجام شده‌اند، علامت بزنیم؛ اگر 80 درصد یا بیشتر از آن را انجام داده باشیم، یک برنامه خوب و موفق بوده است (البته باید اهمیت موارد 1 تا 4 را هم در نظر بگیریم).
