مدیریت روزمره (روز و ساعت) چگونه باشد؟
هیچ یک،امروزه مدیریت زمان یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی است که همه مردم با آن مواجه‌اند. به نظر شما چه کسی می‌تواند به درستی زمان و زندگی خود را مدیریت کند؟ اکثر دوره‌های مدیریت زمان و مطالبی که نوشته می‌شوند، به مردم می‌گویند که فلان ساعت فلان کار را انجام دهید. که به نظر من بزرگ‌ترین اشتباه این است که بر اساس ساعت و دقیقه پیش برویم.
زمان همیشه در حال حرکت است و برای هیچ کس منتظر نمی‌ماند یا کندتر حرکت نمی‌کند. پس این شما هستید که باید یاد بگیرید چگونه از این زمان به درستی استفاده کنید و کاری کنید که ساعت بر اساس زمان و زندگی شما حرکت کند. به ساعت و زمان به عنوان یک چالش یا دشمنی که در مقابل شما ایستاده، نگاه نکنید.اکثر مردم سعی دارند زمان خود را بر اساس ساعت تنظیم و مدیریت کنند که این راه صحیح نیست و به همین دلیل همیشه با کمبود زمان روبه‌رو می‌شوند. از تمام ساعت‌هایی که دارید خلاص شوید و از امروز به آنها فکر نکنید. مدام به ساعت نگاه نکنید و به جای این کار، زندگی خود را از پایه و اساس درست بچینید. کسانی که به اصطلاح می‌خواهند زمان خود را مدیریت کنند، همیشه به ساعت نگاه می‌کنند و اینگونه است که استرس خود را نیز افزایش می‌دهند.
به نظر من ساعت وسیله‌ای است استرس‌زا و غیرضروری، مخصوصا ساعت بزرگ روی دیوار که صدای ثانیه‌شمار آن هم زیاد است و مدام مانند چکش به مغز ما می‌کوبد.
پس حتما می‌پرسید راه‌حل چیست؟
تنها راه‌حل، هوشمندانه و مفید کار کنید. برای مثال اول صبح خود را با جلسه یا مکالمات تلفنی و كنترل‌کردن ایمیل و تلفن هوشمند شروع نکنید. این زمان را به برنامه‌ریزی روزانه و هفتگی خود اختصاص دهید. پایان هر روز را نیز به همین طریق جهت برنامه‌ریزی و بررسی موارد صورت‌گرفته در طول روز اختصاص دهید. با این روش، اطمینان حاصل می‌کنید که روز بعد را بهتر شروع خواهید کرد.
اگر این کار را تبدیل به عادت کنید، آنگاه تغییرات بزرگ را در مدیریت زمان و زندگی خود خواهید دید.
جلسات کاری بلندمدت، زمان زیادی را از شما می‌گیرند و این زمان گرانبها هدر می‌رود. جلسات کاری حداکثر ۹۰ دقیقه و بعد از آن کارایی را کاهش و در تصمیم‌گیری نیز تاثیرات منفی خواهد داشت. اگر قبل از ورود به جلسه تمام گزارش‌ها و موارد مورد نیاز را آماده کنید، زمان شما در جلسات از دست نمی‌رود و بر زمان خود کنترل بیشتری خواهید داشت.
جلسات کاری را در حین روز قرار دهید و آنها را به آخر وقت موکول نکنید جلسات کاری که در طول روز انجام می‌شوند، حتما کار دیگری نیز هست که بعد از آن انجام دهید و اینگونه برای رسیدن به کار بعدی، شما حتما جلسه را در وقت مقرر به پایان می‌رسانید. جلساتی که در ساعات آخر برگزار می‌شوند معمولا به طول می‌انجامند.
میز و محل کار شلوغ قاتل زمان است. همچنین کارایی شما را کاهش می‌دهد. برگه‌ها، فایل‌ها و لوازم‌التحریر مورد نیاز را کنار دست خود قرار دهید تا جهت پیداکردن آنها زمان زیادی را از دست ندهید.
برای هر کار، مثلا برای کنترل ایمیل، شبکه‌های اجتماعی و… زمان خاصی تخصیص دهید. همه این کارها را در تمام روز انجام ندهید و برای هر کدام یک زمان خاص و محدود قرار دهید. شما نمی‌توانید همه‌ی کارها را انجام دهید. در بین کارها زمانی را برای استراحت یا به قول معروف راه‌اندازی مجدد خود اختصاص دهید. این زمان تاثیر زیادی در افزایش کارایی و استفاده بهینه از زمان را به شما می‌دهد.
و در آخر اینکه چندکاره نباشید. همه کارها را با هم انجام ندهید. هر زمان مختص یک کار است. تمرکز بر روی یک کار نتایج بهتری را به همراه خواهد داشت.
برای انجام بهتر کارها، از تکنیک چهار مرحله‌ای زیر استفاده کنید:
۱- حالتان را خوب کنید: قبل از انجام هر کاری مدت دو تا سه دقیقه به چیزهای خوب فکر کنید. یک مطلب خنده‌دار بخوانید یا گوش دهید تا حالتان خوب شود.
۲- وسایل مخرب را دور کنید: قبل از شروع هر کاری، چند دقیقه زمان بگذارید و وسایلی که باعث تشتت افکار می‌شوند را از اطراف خود دور کنید. مثلا تلفن خود را در حالت بی‌صدا قرار دهید و اینترنت آن را قطع کنید. کامپیوتر را خاموش کنید یا هر موردی که خودتان بهتر می‌دانید.
۳- کار را انجام دهید: حال که برای انجام کار آماده شدید، دقیقا همان کار مورد نظر را با دقت و تمرکز زیاد انجام دهید و آن را به پایان برسانید. برای انجام این مرحله زمان کافی و مناسب تخصیص دهید.
۴- استراحت کنید: زمان کوتاهی قدم بزنید، یک لیوان آب بنوشید و از جایی که هستید کمی جابه‌جا شوید. تمام مواردی که ذکر شد پایه و اساس مدیریت زمان را تشکیل می‌دهند. شاید انجام این کارها در ابتدا برای شما سخت باشند ولی با تکرار و تبدیل به عادت‌كردن آنها، لذت کافی از زمان و زندگی خود خواهید برد.
پس روز خود را بر اساس دقیقه و ساعت تنظیم نکنید و به جای آن عادت‌های خوب ایجاد کنید.
